HR muss Bescheinigungen und Nachweise, wie die Lohnsteuerbescheinigung, pünktlich sowie inhaltlich korrekt an Mitarbeiter zustellen. Durch HR-Softwarelösungen wird der Erstellungsprozess solcher Dokumente bereits deutlich vereinfacht und komplett elektronisch durchgeführt. Wie steht es aber um die anschließende Verteilung der Belege an die Mitarbeiter? Oft greift ab diesem Punkt wieder die althergebrachte Vorgehensweise: Dokumente ausdrucken, kuvertieren, frankieren und anschließend an die Postadresse des Mitarbeiters versenden. Zeitverlust zwischen der Erstellung und Zustellung sowie hohe Kosten für Druck und Porto sind bei diesem Verfahren inklusive.
Die elektronische Dokumentenübermittlung ist schneller und spart Kosten. Wo aber liegen die Hürden für Unternehmen? Ein Beispiel ist die Tatsache, dass nach wie vor nicht alle Mitarbeiter elektronisch adressiert werden können. In Fertigungsbereichen ist es häufig so, dass nicht jeder Produktionsbeschäftigte über eine geschäftliche E-Mail-Adresse oder einen individuellen Zugang zum unternehmenseigenen HR-IT-System verfügt. Was sind konkrete Alternativen zum kostenintensiven Postversand von Zeitnachweis, Reisekostenabrechnung und Co.?
Verteilung im Push-Verfahren: schnell und kostengünstig per E-Mail
In der privaten Kommunikation ist es für viele Menschen selbstverständlich, Transaktionen papierlos per E-Mail zu erledigen. Die Methode, HR-Belege per E-Mail zu übermitteln, hat das Potenzial, bei gleicher Prozessrichtung wie zuvor im Postversand (denn HR verteilt die Dokumente nach wie vor gezielt an den Mitarbeiter), hohe Kosten für Druck und Porto einzusparen. Die geltenden Datenschutzbestimmungen müssen dabei immer Beachtung finden. Dazu gehört selbstverständlich auch, dass eine Einverständniserklärung des Mitarbeiters zur Verwendung der privaten E-Mail-Adresse notwendig ist.
Es gilt, angemessene Prozesse zu etablieren, um die benötigten Daten sowie das Einverständnis der Mitarbeiter abzufragen und zu aktualisieren sowie ggf. fristgerecht zu löschen. Sind Einverständnis und private E-Mail-Adresse vorhanden, so muss der digitale Übermittlungsweg sicher gestaltet werden. Ein entscheidender Punkt ist die Tiefe der Datenverschlüsselung bei den Dokumenten. Die Verschlüsselungstiefe sollte beim Versand von PDF-Dokumenten über 56-Bit liegen. Die PDF-Dokumente sollten wiederum durch ein individuelles Passwort für jeden Benutzer verschlüsselt werden.
Der Dokumentenversand an die private E-Mail- Adresse bedeutet auch Abruf-Flexibilität: Mitarbeiter haben über Smartphone oder PC jederzeit Zugriff auf ihr privates E-Mail-Postfach und somit auf ihre persönlichen HR-Dokumente. Bei Bedarf können die Dokumente vom Arbeitnehmer unmittelbar an einen Dritten, wie z.B. einen Finanzberater oder eine Behörde, weitergeleitet werden.
Verteilung im Pull-Verfahren: Employee Self-Service mit On-Premise oder Cloud-Deployment
Welche Ansätze gibt es für die elektronische Übermittlung von HR-Belegen, wenn Mitarbeiter diese selbstständig abrufen können sollen? Eine Möglichkeit ist die Bereitstellung eines Mitarbeiter-Self-Service. In Unternehmensbereichen, die keine individuellen PC-Arbeitsplätze bereitstellen, ist darauf zu achten, dass geeignete Hardwarelösungen gefunden werden, um den Mitarbeitern trotzdem Zugang zu ihren Dokumenten zu ermöglichen. Zentrale PC-Terminals, Kiosk-Systeme oder auch Tablet-Stationen innerhalb des Unternehmens sind etablierte Methoden.
Bei Kiosk-Systemen und Tablets ist zu beachten, dass die Art und Weise, wie der Mitarbeiter mit dem System interagiert, von der Bedienung eines Client-PCs deutlich abweichen kann. Zur Vermeidung von Anwenderfehlern und um die Frequenz der Servicenutzung zu erhöhen, sollte immer an ein geeignetes Bedienkonzept gedacht werden, welches den konkreten Nutzungskontext optimal widerspiegelt. Handelt es sich um ein Endgerät mit Gestensteuerung und berührungsempfindlicher Eingabe? Oder gilt es zu beachten, dass die Dateneingabe aufgrund spezifischer Vorortbedingungen nur durch großformatige haptische Tastaturen möglich ist?
Die Benutzeroberfläche und der User Flow Ihrer Software-Applikationen müssen auf diese Gegebenheiten eingehen. Gestaltet das Unternehmen eigene Apps für die Servicebereitstellung, so ist der Einsatz der User Centered Design Methodik (UCD) während der Konzeption zu empfehlen. Erkunden Sie zunächst genau, welche Voraussetzungen die Software aus Perspektive der künftigen Endanwender erfüllen muss und setzen Sie dabei auf bewährte Vorgehensweisen wie kontextuelle Interviews, Beobachtungen und Fokusgruppen. Wird die Lösung eines Herstellers beschafft, sollte die Bewertung der Gebrauchstauglichkeit (Usability) für die späteren Endanwender als Kriterium in die Wirtschaftlichkeitsentscheidung einbezogen werden.
Im Optimalfall lassen Sie eine Demo-Version des Produktes oder einen eigenen Prototyp direkt von einigen künftigen Endanwendern testen und messen die Zufriedenheit über einen kurzen Fragebogen. Sie gewinnen mit dieser Methode einen wichtigen Indikator für die Beschaffungsentscheidung.
Self-Service-Angebote erleichtern auch die fortwährende Prozess-Administration. Denn im Unterschied zu den vorab beschriebenen Push-Verfahren (private E-Mail und Postversand) entfällt die Erhebung, Speicherung, Aktualisierung und die DS-GVO-konforme Löschung privater E-Mail-Adressen. Mitarbeiter erhalten vom Unternehmen individuelle Zugangsdaten und je nach gewünschter Ausprägung der Self Service Features können die Nutzer selbst bestimmen, ob ein Beleg zusätzlich per E-Mail verschickt oder ausgedruckt werden soll.
Bei Kiosk-Lösungen sollte ein weiteres Spezifikum des Nutzungskontexts beachtet werden:
Es greifen mehrere Personen auf ein gemeinsames System zu, dürfen aber nie Einsicht in die hochsensiblen, personenbezogenen Inhalte der HR-Belege Dritter bekommen. Zusätzliche dokumentenbezogene Passwörter sind in diesem Zusammenhang sinnvolle Sicherheitsfeatures. Sollten die Log-in-Daten missbräuchlich von Dritten genutzt werden, kann auf diesem Wege wenigstens die Einsicht in die Dokumenteninhalte verhindert werden. Mit der Umsetzung eines Inaktivitäts-Timeouts lässt sich der Diskretionsschutz zusätzlich erhöhen.
Dieses Feature sorgt dafür, dass sich die Anwendung automatisch schließt, sollte der Mitarbeiter längere Zeit keine Interaktion mit dem System durchgeführt haben. Der Zeitpunkt, ab welchem die Sperre eingreift, sollte sich immer an Ihren betriebseigenen Datenschutzbestimmungen orientieren. Bei der Herstellerauswahl empfiehlt es sich, auch diese Flexibilität zu prüfen.
Möglicherweise kommt für Ihre Anforderungen auch die Datenspeicherung in einer Cloud-Instanz in Frage? Bei dieser Form der Dokumentendistribution sind die Daten von Mitarbeitern nicht nur, wie beim Self-Service Kiosk, zentral im Unternehmen abrufbar, sondern zusätzlich auch jederzeit von jedem anderen Ort mit Internetverbindung. Um Einsicht in die persönlichen Dokumente zu erhalten, sind nur die persönlichen Zugangsdaten und die Webadresse des Cloud-Speichers vorzuhalten. Bei den Endgeräten kann unter Umständen die technische Leistungsfähigkeit der Hardware oder der Aktualisierungsgrad des Betriebssystems limitierend wirken.
Bei der Einführung eines Cloud-Services sollte den Systemvoraussetzungen bzw. den Kompatibilitätseigenschaften für die Anwender-Endgeräte daher immer besondere Beachtung geschenkt werden. Ein wirtschaftlicher Vorteil bei der Nutzung des Cloud-Ansatzes ist, dass zusätzliche Investitionen in die Beschaffung und den Betrieb technischer Infrastrukturen im Unternehmen entfallen. Natürlich geben Sie eine große Menge sensibler Daten „außer Haus“. Eine besondere Strenge bei der Beurteilung der Sicherheitsvorkehrungen von Cloud-Anbietern ist daher wichtig. Die Datenschutzvorgaben der EU-DS-GVO tragen dazu bei, dass Anbieter von Cloud-Services mit maximaler Transparenz über die Art und Weise ihrer Datenverarbeitung informieren und der komplette Zyklus der Datenhaltung inklusive Backups zunehmend innerhalb der EU-Mitglied-staaten stattfindet.
Als Kunde sollten Sie zudem prüfen, wie der Cloud-Anbieter mit dem Thema Incident Management umgeht. Welche Servicezeiten werden Ihnen bei Performance-Schwächen und Fehlern angeboten? Fallen wartungsbedingte Down times an bzw. werden diese frühzeitig kommuniziert? Haben Sie Zugriff auf Support-Ansprechpartner? Neben den Aussagen zur Sicherheit Ihrer Daten sind die Qualität der Kundenkommunikation sowie Umfang und Personalisierung des Support-Angebots geeignete Parameter, um die Güte eines Dienstleistungspartners zu beurteilen.
Digitales Output Management für alle Nutzergruppen
Kosteneinsparung im Bereich der HR-Dokumentenverteilung bedeutet, den Weg der Papierpost möglichst konsequent durch elektronische Alternativen abzulösen. Der Papierweg, sofern er denn ausnahmsweise noch einmal benötigt wird, sollte jedoch trotzdem innerhalb derselben Systemumgebung protokolliert und abgewickelt werden können. Die Softwarelösung, die Sie bei diesem Vorhaben unterstützt, sollte alle beschriebenen Distributionskanäle bedienen können:
A) Push-Verfahren digital: Verteilung per E-Mail (geschäftliche Adresse und/oder privat)
B) Push-Verfahren analog: Druck, Kuvertierung und Versand in Einzelfällen
C) Pull-Verfahren intern: Verteilung über Mitarbeiter Self-Service am unternehmenseigenen Rechner (On-Premise oder Cloud)
D) Pull-Verfahren mobil: Verteilung über individuelle Zugangsdaten von beliebigen Endgeräten (Cloud-Ansatz)
Bei ABS Team stellen wir mit unserem Produkt ABS Team Digitales Output Management (DOM) eine Lösung für die Dokumentenverteilung aus SAP HCM bereit, die alle beschriebenen Verteilungswege (Push und Pull) unterstützt und unsere Kunden durch kurze Implementierungszeit und hohe Flexibilität überzeugt. Für den mobilen Datenzugriff liefern wir DOM auch als Cloud-Service auf der SAP HANA Cloud Plattform aus.
Soll der Dokumentenabruf nur intern erfolgen, bieten wir anwenderfreundliche SAP Fiori-Apps und auch Web Dynpro ABAP-Services an. Das Framework der Lösung ist so flexibel, dass die individuellen Formulare Ihres Unternehmens vollständig und nach den Qualitätsstandards Ihres Unternehmens (bspw. durch Anhang von Beiblättern und Corporate Design Anpassungen) umgesetzt werden können. Der PDF-Versand erfolgt über DOM immer mit Verschlüsselungstiefe 256-Bit AES und einem persönlichen Dokumenten-Passwort. Bei Interesse stellen wir Ihnen die Lösung gern vor.
