Entgeltabrechnung online zur Verfügung stellen reicht nicht mehr – gibt es Lösungswege?

Digitales Output Management SAP

Sie verteilen Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits über einen Employee Self-Service (ESS) bzw. ein externes Onlineportal an Ihre Belegschaft? Dies ist zukünftig nur noch mit Einverständnis der Beschäftigten erlaubt. In folgendem Artikel erfahren Sie, was dies bedeutet und wie unsere Lösung Ihnen helfen kann.

Arbeitnehmer muss auch Zugang zum elektronischen Postfach haben

Nach dem Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Hamm vom 23.09.2021 (2 Sa 179/21) reicht es nicht aus, wenn Arbeitgeber ihren Beschäftigten die Entgeltabrechnung in einem elektronischen Postfach zur Verfügung stellen. Zwar erfüllen Arbeitgeber damit das Erfordernis, die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Textform zu erstellen. Jedoch genügt dies nicht, um die Abrechnung „zu erteilen“. Das „Erteilen“ beinhaltet neben dem Textformerfordernis, dass die Entgeltabrechnung in den „Machtbereich des Empfängers“ gelangt, d.h. dass der Arbeitnehmer Zugang zur Entgeltabrechnung erhält.

Arbeitgeber müssen also gewährleisten, dass Arbeitnehmer auf das elektronische Postfach zugreifen können und so unter „gewöhnlichen Umständen von der Erklärung Kenntnis nehmen“ können (vgl. Quellenangaben unten). Besitzt der Arbeitnehmer keine Firmen-E-Mailadresse, darf der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung nach aktueller Rechtsprechung nur elektronisch übermitteln, wenn der Arbeitnehmer dem ausdrücklich oder konkludent zugestimmt hat.

Arbeitgeber sollten sich daher am besten die Einwilligung zur elektronischen Übermittlung an die private E-Mailadresse oder den ESS einholen. Alternativ kann der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung ohne weitere Zustimmung des Empfängers an dessen geschäftliche E-Mailadresse senden (vgl. ebd.).

Wie aber kann eine praktische Lösung für die Verteilung der Lohn- und Gehaltsabrechnung aussehen? Mit ABS Team Digitales Output Management für SAP HCM On-Premise können Sie die Entgeltabrechnung und andere HR-Dokumente kostenneutral und verbindlich auf verschiedenen Wegen übermitteln, bspw. durch den Versand an E-Mailadressen.

Digitales Output Management für SAP HCM zur Verteilung der Entgeltabrechnung

Damit die HR-Abteilung Dokumente flexibel und schnell verteilen kann, unterstützt das Digitale Output Management (DOM) von ABS Team neben dem klassischen ESS („Onlineportal“) als Ausgabeweg auch den Versand von verschlüsselten PDFs als E-Mail an geschäftliche oder private Mailadressen. Unternehmen können den Beschäftigten die Entgeltabrechnung zusätzlich oder ausschließlich auf diesen Wegen übermitteln.

Dabei schützt DOM personenbezogene Daten bei der elektronischen Übermittlung: per E-Mail versandte PDFs lassen sich nur mit individuellen Kennwörtern öffnen. Bei ESS und anderen Terminals sorgen Inaktivitäts-Timeouts dafür, dass sich die Anwendung automatisch nach einer gewissen Zeit schließt, wenn der Nutzer inaktiv war.

Des Weiteren beinhaltet unser Digitales Output Management einen kundeneigenen Infotypen. In diesem kann die Personalabteilung unter anderem die individuellen Zustelloptionen jedes Beschäftigten festlegen. Bei Beschäftigten, welche bspw. keine Zustellung per ESS oder E-Mail wünschen, kann die HR-Abteilung dort pro Formular hinterlegen, dass die Zustellung per Post erfolgen soll. Somit können Unternehmen auch die Zufriedenheit von Beschäftigten, die nicht am digitalen Prozess teilnehmen möchten, sicherstellen.

Weitere Informationen zum Digitalen Output Management für SAP HCM finden Sie auch auf unserer Produktwebseite.

Melden Sie sich gern direkt bei uns, wenn Sie weitere Informationen oder eine Produktdemo wünschen. Wir sind gern für Sie da!


Quellen:

https://www.haufe.de/recht/arbeits-sozialrecht/moeglichkeit-digitale-lohnabrechnung-abzurufen-genuegt-nicht_218_559834.html

https://www.hensche.de/die-moeglichkeit-des-abrufs-einer-digitalen-lohnabrechnung-genuegt-nicht-fuer-108-gewo-lag-hamm-urteil-vom-23.09.2021-2-sa-179-21.html#:~:text=Unter%20Erteilen%20einer%20Lohnabrechnung%20in,Zugang%20bei%20Arbeitnehmer%20zu%20verstehen

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