Klarheit für 2021 schaffen: So geht es trotz Zeit- und Personalmangel mit der HR-Digitalisierung voran

Digitale Personalarbeit als Erfolgsfaktor

Das vergangene Jahr 2020 hat bereits vereinbarte Prioritäten in Frage gestellt und völlig neue Rahmenbedingungen für die Wirtschaft und die Arbeit in den Unternehmen geschaffen. Mit Blick auf den Kalender und ein noch junges Jahr 2021 kommt die Frage auf: Wie geht es auf Basis der Umbrüche, mit denen wir anhaltend umgehen müssen, weiter? Die Entscheidung darüber muss natürlich individuell erfolgen und wird durch geringe Ressourcen in Zeit und qualifizierten Köpfen belastet. Zumindest eines hat doch aber ganz besonders dieses Krisenjahr 2020 in Bold, Kursiv und Signalfarbe branchen- und firmenübergreifend unterstrichen: Wie wichtig der Beitrag von HR im Unternehmen für Stabilität und Produktivität ist und dass es sich lohnt, nun endlich längst überfällige Erneuerungen für die digitale Personalarbeit in die Umsetzung zu begleiten.

In den vergangenen Jahren wurde zwischen Hype und echtem Mehrwert von New Work, HR Digitalisierung und der Sinnstiftung durch moderne Arbeitskultur viel polarisiert. Im Lockdown und unter der Priorität des Gesundheitsschutzes, haben sich aber insbesondere diese agilen Ansätze bewährt. Remote Work in virtuellen Teams, flexible Einsatzzeiten und stärkere Eigenverantwortung beim Arbeitnehmer sind – das richtige Instrumentarium vorausgesetzt – gänzlich zeitgemäße Anforderungen, um in der Krise unternehmerisch produktiv und wirtschaftlich gesund zu bleiben! Die Personalabteilung wird zum strategischen Motor und ihre Lösungen für die Organisation der Arbeit erhalten in diesem Zusammenhang eine deutlich erhöhte Relevanz.

Wie Unternehmen 2021 die HR-Digitalisierung, trotz Zeit- und Personalmangel, für sich zum Erfolgsfaktor machen

Digitale Lösungen sind das richtige Mittel auf dem Weg zur agilen Arbeitskultur, jedoch gibt es oft noch viel Vorbereitendes zu tun und zahlreiche Hindernisse für die Modernisierung. Die fortschreitende Digitalisierung von HR-Prozessen benötigt Zeit und personelle Ressourcen, die aktuell in den Unternehmen häufig bereits gebunden, wenn nicht sogar überlastet sind. Der demografische Wandel und ein anhaltender Mangel an qualifizierten Fachkräften verhindern oft, dass neue personelle Kapazitäten geschaffen werden können, um die notwendigen Weiterentwicklungen an der bestehenden HR-IT-Systemlandschaft voranzutreiben.

Planung Digitalisierung

In Anbetracht der Tatsache, dass die betriebliche Realität (von den organisatorischen und rechtlichen Vorgaben bis hin zur Entscheidungsfindung) von hoher Komplexität gekennzeichnet ist, stellt sich die Frage: Wo und Wie anfangen? Die Vielfalt aktueller Software-Lösungen ist eine zusätzliche Herausforderung bei der Orientierung. Es kann helfen zunächst Leitfragen zu formulieren und anhand dieser einzugrenzen, in welchem Segment innerhalb des eigenen Kompetenzbereichs zuerst Verbesserungen erreicht werden sollen. Welchen Teilprozess, welche Handlungsvorgabe gilt es zuerst anzugehen? Wo genau können messbare Verbesserungen erzielt und Ressourcen für neue umfangreichere Digitalisierungsvorhaben freigeräumt werden? Danach gilt es, einen möglichst umfassenden Wissensstand an sachlichen Informationen über die Vor- und Nachteile verfügbarer Lösungsansätze aufzubauen, um den Weg zur nachhaltigen Entscheidung optimal vorzubereiten.

Entlastungspunkte für den laufenden Betrieb definieren und damit Freiräume für innovative Digitalisierungsprojekte schaffen

Besonders für unternehmenskritische HR-Kernprozesse der Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft wird es immer schwieriger, den laufenden Betrieb zuverlässig zu betreuen und personelle Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Der Fachkräftemangel kommt zum Tragen und sorgt dafür, dass die Stellen erfahrener HR-Sachbearbeiter – haben diese das Unternehmen beispielsweise altersbedingt in die Pensionierung verlassen – nur mit Zeitverzug oder gar nicht mehr besetzt werden können. Das hängt auch damit zusammen, dass für die zuverlässige Betreuung der Personalabrechnung umfangreiches Wissen über die gesetzlichen Rahmenbedingungen sowie alle gültigen Betriebsvereinbarungen notwendig ist und technisch komplexe Softwarelösungen wie SAP HCM PY, PT & Co. beherrscht werden müssen. Die Anzahl an Personen, die diesen Anforderungen gewachsen sind, sinkt stetig. In diesem Zusammenhang steigt die Bedeutung von externen Dienstleistern als Know-how-Geber und von Outsourcing Services:

  • Bereits der temporäre Einsatz für akute Fehlerkorrekturen an den Personalabrechnungssystemen (bspw. SAP HCM PY) oder für die Überwachung des aktuellen Abrechnungsdurchlaufs und Nacharbeiten, kann für eine organisatorische Stabilisierung sorgen. Die Applikationsbetreuung durch kompetente Experten kann – geeignete Servicevereinbarungen vorausgesetzt – in die bestehenden betrieblichen Prozesse integriert werden, wodurch der Implementierungsaufwand gering ausfällt.
  • Die Auslagerung mitarbeiterorientierter Services oder auch des technischen Betriebs der HR-IT-Systeme greift mit stärker sichtbaren Veränderungen in die gelebte Praxis ein. Allerdings ebnet eine größere Veränderung bei Erfolg durchaus auch den Weg für neue innovative Lösungen.

Durch kleine, aber wirkungsstarke Zusatz-Features schnell Verbesserungen erreichen

Es lohnt sich zu prüfen, ob bereits kleinere Änderungen durch die Implementierung verfügbarer Extensions oder Add-Ons mehr Übersicht und kürzere Bearbeitungszeiten ermöglichen. Das Angebot für solche funktionalen Erweiterungen an bestehenden Systemen wächst beständig, speziell auch (über die SAP Cloud Platform) für SAP SuccessFactors-Systeme. Zahlreiche SAP-Partnerlösungen für SAP HCM und SAP SuccessFactors ergänzen in diesem Zusammenhang den vorhandenen Systemstandard und bieten das Potenzial zügiger Optimierungen, die mit weniger Aufwand und geringfügigeren Veränderungen umsetzbar sind. Bestehende HR-IT-Infrastrukturen können so eventuell noch etwas länger dem gestiegenen Anspruch an moderne Personalarbeit genügen. Je nach Ausgangslage kann auf diesem Wege wertvolle Zeit gewonnen werden, um die Planung grundsätzlicher Erneuerungen der Systemlandschaft aus technischer Sicht, aber auch in Hinsicht auf das notwendige Change-Management, umfassend und gründlich voranzutreiben.

Zurück zum Standard: HR-Digitalisierung mit erprobten Prozessen vorantreiben

Steht ein umfangreicher Systemwandel an, bspw. die Ablösung von On-Premise-Systemen durch eine Cloud Suite? Sollen Prozesse durch Software unterstützt werden, für die bislang noch keine vollständige digitale Unterstützung zur Verfügung stand? Cloud-Applikationen wie SAP SuccessFactors basieren häufig auf vorkonfigurierten Standardprozessen. Im Vergleich zu SAP HCM On-Premise-Systemen, oft auch ein Beispiel für maximale Individualisierbarkeit, mag das wie ein Nachteil klingen. Allerdings erhöhen stark individualisierte Systeme den Aufwand für Systemwartung und Updates. Wurden die Individualisierungen an der Systemlandschaft nicht ausreichend dokumentiert, sodass umfangreiche Trainings zur Einarbeitung notwendig werden, können zudem die personelle Ausfallsicherheit und die Erfüllung von Datenschutzvorgaben zum Problem werden. Die Entscheidung zugunsten der Umsetzung von Standardprozessen in neuen Cloud-Applikationen trägt somit dazu bei, Stabilität hinsichtlich Systemverfügbarkeit und nachhaltiger Aktualität der Funktionalitäten zu gewährleisten. Es ist daher sinnvoll zu prüfen, inwiefern diese Standardprozesse für eine Implementierung im eigenen Unternehmen kompatibel sind und bei der Einführung neuer digitaler HR-Lösungen nach Möglichkeit auf einen Best-Practice-Ansatz zu wechseln.

Am Anfang jeder Entscheidung steht die Anforderung, umfassend informiert in eine objektive Abwägung von Nutzen und Risiko starten zu können. In diesem Zusammenhang stellt ABS Team die eigenen Dienstleistungsangebote sowie aktuelle technische Lösungsansätze für SAP HCM und SAP SuccessFactors in kompakten und kostenfreien Webinaren vor.

Webinare ABS Team GmbH

In den Webinaren werden zentrale Schwerpunktbereiche behandelt, für die im Unternehmen verbindliche Entscheidungen im Zuge der Weiterentwicklung und Re-Organisation der personalwirtschaftlichen Systemlandschaft getroffen werden müssen. Wir freuen uns, wenn Sie die eine oder andere relevante Anregung für Ihre Entscheidungsfindung mitnehmen können. Für Fragen und fachlichen Austausch bieten unsere Webinare ebenfalls viel Raum.

  • ABS Team stellt in den Webinaren beispielsweise dar, wie der Einsatz externer Spezialisten zur Betreuung der technischen Personalabrechnung mit SAP HCM den operativen Betrieb entlasten kann. Außerdem wird geklärt unter welchen Voraussetzungen eine Auslagerung von Aufgaben in der Personalsachbearbeitung und des technischen Betrieb von SAP HCM-Systemen Vorteile mit sich bringt.
  • Für den Bereich der HR-Kernprozesse erhalten Besucher unserer Webinare über die Einsatzmöglichkeiten verfügbarer Standardfunktionalitäten Auskunft, bspw. zur Personalverwaltung mit SAP SuccessFactors Employee Central und Vereinfachungen der SAP HCM Personalabrechnung (PY) mit dem Payroll Control Center.
  • In den Webinaren stellen wir verfügbare Extensions und ergänzende Produktlösungen von ABS Team für SAP HCM sowie für SAP SuccessFactors vor und geben Besuchern der Webinare die Möglichkeit direkt mit den Entwicklern über die Einsatzmöglichkeiten im eigenen Nutzungskontext zu diskutieren. Zu unseren Lösungen gehört beispielsweise ein SAP Fiori Self-Service, um den Prozess der Krank- und Gesundmeldung (zwischen Mitarbeiter, Manager und Fachbereich) weniger kompliziert und vollständig digital abzubilden. Auch für die Verteilung von HR-Dokumenten an die Mitarbeiter, für das SAP-Berichtswesen und die Digitalisierung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements bietet ABS Team Produkte an, die sich in der Praxis durch geringen Implementierungsaufwand bei sichtbarer Prozesserleichterung auszeichnen.
  • Sollten Sie derzeit mitten in der Vorbereitung von Projekten zur Einführung von SAP SuccessFactors stecken, geben wir Ihnen gern einen Einblick in unsere Praxiserfahrung. Unsere SAP SuccessFactors-Experten stellen Ihnen die Applikationen der SAP SuccessFactors HXM Suite sowie die empfohlenen Best-Practice-Prozesse zur Systemausprägung vor. Unter anderem für die Bereiche der Leistungsbeurteilung und Zielvereinbarung, die Betriebliche Aus- und Weiterbildung, Personalentwicklung und analytische Auswertung der Personalarbeit erhalten Sie jeweils einen Live-Eindruck vom System (Administrationssicht und User Interface für Mitarbeiter und Führungskräfte) sowie viel Gelegenheit zur Diskussion fachlicher Rückfragen.

Interessant?
Alle aktuellen Termine finden Sie hier: https://www.abs-team.de/events/

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